Hjälpmedel i Uppsala län lade 2019 ut en upphandling gällande logistikplattform i Uppsala kommun och inkluderade då även en förskrivarportal för Uppsala läns förskrivare. Denna upphandling vanns av Myloc Logistics.
Anna Sjöberg Sjödén, Verksamhetschef på Hjälpmedel Uppsala Län har varit drivande i processen att upphandla det nya systemet.
Hon har bakgrund som Kvalitetsingenjör på Q-med & Lagerchef på Galderma.
VARFÖR ETT NYTT SYSTEM?
Jag har drivit frågan om att införskaffa ett nytt verksamhetssystem i ungefär 4 år.
Bakgrunden till det är att det systemet vi har haft innan ligger på en gammal plattform som ingen ville ta tag i.
Systemet behövde uppdateras, och det var administrativt ganska krångligt att använda för förskrivarna.
Att göra en ny portal mot den leverantören var heller inte ett alternativ eftersom kostnaden skulle bli väldigt dyr.
Konsekvensen av detta blev att vi tog ett beslut om att lägga ut en offentlig upphandling för helt ny plattform som bättre passade våra arbetssätt.
VAR BÖRJAR MAN?
Jag började processen genom att genomföra en risk- & konsekvensanalys.
Den största risken var att Förskrivarportalen skulle sluta fungera pga den gamla plattformen. Att få personer i beslutande befattning att förstå konsekvenserna av detta var en utmaning.
När nya personer kom in i organisationen blev förståelsen större och projektet kunde påbörjas tack vare att andra delar i organisationen också var i stort behov av ett nytt lager och logistiksystem.
I och med att det blev ett projekt såg jag möjligheten till att effektivisera mycket av det administrativa jobbet som var onödigt, men som utförs pga gammalt och omodernt IT system
ANVÄNDARVÄNLIGHETEN I FOKUS
Det svåraste med att kravställa det nya systemet var att det var väldigt svårt att uppskatta vilka möjligheter som finns.
Den feedback man oftast får från personalen är de saker som inte fungerar, och det är svårt att kravställa utifrån det.
Vi hade ju bara den gamla portalen att utgå ifrån och då kan det vara svårt att veta vad ett nytt system kan tillföra.
Jag ville inte kravställa exakt hur förskrivarportalen skulle se ut. Det som var viktigt för mig var istället att kravställa enkelhet och användarvänlighet.
Det var väldigt viktigt att få ned antalet klick man behövde för att göra en beställning.
Vi räknade med att ungefär 450 av 650 användare är sällananvändare.
Då ville vi heller inte ha ett för krångligt system, eftersom det kan innebära många fel.
En annan kravställning som vi hade med var att man visuellt ska kunna se vad det är man beställer. Man brukar ju säga att en bild säger mer än tusen ord, och det kan verkligen appliceras i vår verksamhet.
Ofta kan det vara ganska svårt att i text se vad som faktiskt inkluderas i en beställning. Om jag beställer ett fotstöd till en rullstol, får jag då med fotpedalen?
Vissa av våra artiklar har heller inte de tydligaste namnen. Då underlättar det betydligt att se vad det är för slags produkt man faktiskt beställer.
Genom att se bilder hoppas vi att det ska mindre felbeställningar och mycket enklare för de förskrivare som ska sitta och göra beställningen.
Vi utgick mycket från hur processen ser ut idag, och var väldigt noga med att vi inte missade några processer som måste inkluderas i systemet. Så där har vi varit väldigt tydliga i att vi ska kunna göra alla de order som vi arbetar med idag. Bland annat då arbetsorder och funktionsorder förutom rena produktorder.
Tanken var att vi inte skulle behöva förändra våra arbetssätt. De är ofta väldigt bra, men det var krångligt när det tidigare krävdes mycket administration.
Därför ville vi också utgå ifrån någonting som alla är vana vid att använda, och alla känner till.
INSPIRATION FRÅN E-HANDEL
Tanken gick snabbt till e-handeln som alla idag är bekanta med och använder nästan dagligen.
E-handel har ju sällan schemaläggning på det sätt som vi behöver, men då tog vi inspiration från hur det är när man bokar en tid hos frisören.
Där kan jag ju, beroende på vad jag vill göra, boka in en klipptid, en färgning. Då får jag förslag på hur lång tid det kan ta, tidsförslag och till och med välja vilken frisör jag vill gå till.
Det där har fastnat hos mig varför måste den processen hos oss vara så mycket krångligare?
Det måste vi kunna göra på ett enkelt sätt, även om det kanske är mer komplicerade produkter och tjänster som vi arbetar med.
Tanken hos mig var då att det skulle vara precis lika enkelt som att beställa någonting online, eller att boka en tid hos frissan.
Det förenklar ju för både förskrivare, brukare och konsulent.
Det har ju blivit ännu tydligare i och med Covid-19. Nu har många varit tvungna att beställa hem vardagsföremål och mat.
Då fick vi också en bekräftelse i att detta är någonting som de flesta människor är väl bekanta med.
Sedan är det klart att det inte kan bli hur enkelt som helst, eftersom det är stark sekretess kring ärendena som vi hanterar.
FÖRHOPPNINGAR FRAMÅT
Nu är vi i implementationsfasen och har därför inte sett hur Mylocs Förskrivarportal fungerar i verksamheten, men det ska bli spännande att se hur det kommer att fungera när det nya systemet är på plats.
Förhoppningen är att när det blir enklare att använda kommer det också att frigöra tid för personalen till att faktiskt kunna arbeta säkrare och mer kvalitativt mot brukarna.
Generellt sätt tror jag man behöver se den potentiella vinning som finns att inhämta med ett övergripande tänk. Det tror jag är en viktig insikt som fler beslutsfattare behöver komma till.
Det ger en mycket bra möjlighet att utveckla och effektivisera verksamheten.
FÖR MER INFORMATION OM FÖRSKRIVARPORTALEN, VÄNLIGEN KONTAKTA:
Anna Sjöberg Sjödén, Verksamhetschef HUL
anna.sjoberg-sjoden@uppsala.se
Lars Eiring, VD Myloc
lars.eiring@myloc.se
+46 702 68 98 51
Ingrid Sandlund, Marknadskoordinator och projektledare
ingrid.sandlund@myloc.se
+4670 312 34 10
OM MYLOC:
Myloc utvecklar digitala molnbaserade lösningar för effektivare Supply Chain och logistikflöden. Samtliga inblandade aktörer i en försörjningskedja kan kopplas ihop i ett och samma system där de i realtid kan dela information och samverka kring alla aktiviteter. Myloc används med fördel inom flera affärsområden såsom Sitelogistik, samordnad varudistribution och bygglogistik.
