Olivetree blev kontaktad av ett större företag. Företaget består av ett flertal affärsenheter (t.ex maskintillverkning, utveckling reservdelar och tjänster) med utmaningen att industrialisera operativa processer i ett område som domineras av manuella och halvmanuella arbetsflöden.
En centraliserad Business Support Organization som stöder 3000 personer i ett antal affärsenheter erbjuder tjänster som lagerförvaring, intern och extern distribution och leverans. Stödorganisationen är utspridd geografiskt och verksamhetsmässigt. Alla tjänster som utförs administreras manuellt och stöds av två icke integrerade system – ett för att hantera frågorna och ett för varan.
Det tidigare systemet innebar bland annat:
– Arbetsintensivt, hög arbetsbörda
– Otillräcklig servicenivå
– Kvalitetsbrister på grund av manuell hantering av information
– Långa ledtider
– Praktiskt taget omöjligt att övervaka och mäta prestanda i tjänster
– Begränsningar i utvecklingen av verksamheten och systemen
Levererad funktionalitet:
– Lagerhantering och kontroll
– Bevaka ärenden och paket
– Alla paket har en varuägare
– Sök efter ett paket (med innehåll eller ID)
– Unik märkning
– Varumottagning och distribution
– Plockning och packning
– Leverans
– Orderbekräftelser
Eftersom många aktiviteter länkades samman hade den manuella och icke-integrerade verksamheten ingen eller begränsad förmåga att övervaka eller att utföra processerna på ett effektivt sätt.
I nära samarbete med kunden tillämpade Olivetree myworkcenters implementeringsmodell och gemensamt utformade vi det verksamhetsstöd som behövdes för att industrialisera operativa processer som hanterades manuellt. Arbetet utfördes steg-för-steg där nyckelrepresentanterna var inblandade i varje steg.
Processer definierades för att hantera alla Business Support Organisationens uppdrag, integrerat med logistikfunktion och möjlighet att fakturera utförda aktiviteter, baserade på vilka resurser som utnyttjats och hur lång tid som använts.
Allt hanteras i ett webbgränssnitt tillsammans med handhållna enheter och truckdatorer. Mer än 20 olika affärsprocesser stöds och kompletteras och förfinas efter hand. Idag arbetar mer än 50 användare i systemet, inklusive gaffeltruck- och lastbilsförare. Alla 3000 personer som betjänas av stödorganisation har möjlighet att placera och bevaka olika typer av uppdrag och använda olika funktioner i systemet via webbgränssnittet.
Eftersom det nya systemet möjliggjorde nya och förenklade rutiner fick det snabbt genomslag i effektiviteten. Uppdrag faktureras korrekt, arbetssätten är konsekventa och arbetet sker i ett system med full insyn.
Vill du veta mer om hur vår konsultverksamhet Solutions kan industrialisea operativa processer för er verksamhet, tveka inte att kontakta oss på info@myloc.se.
