Kungsbacka kommun upphandlade 2016 samordnad varudistribution.
Upphandlingen vanns av Postnord som med systemstöd från Myloc har skött varudistributionen sedan dess.
Vi pratade både med kommunen och Postnord för att höra hur de tycker att den samordnade varudistributionen har fungerat, vad deras erfarenheter har varit och vad de ser som viktigast både i frågan och samarbetet.
Joakim Carlsson sitter som logistiksamordnare på Kungsbacka kommun. Han anställdes 2015 i och med att kommunen beslutade att implementera samordnad varudistribution.
Samordnad varudistribution var någonting som hade diskuterats inom kommunen långt innan jag kom in i bilden. När det sedan togs beslut om att på riktigt undersöka det, så gjorde man först en lite mindre förundersökning, och sedan en lite större.
Efter detta kom man fram till att vi ville gå skarpt med detta.
Då kom jag in i bilden och anställdes enkom för det här.
Då började vi givetvis se oss om på marknaden hur och vad vill vi göra. Hur ser vårt varuflöde ut i kommunen.
Vi kom fram till tre alternativ:
- Att sköta hela processen själva.
- Vi har lagret, men tar in en aktör som sköter körningen.
- Leja ut hela processen.
Det förslaget som förundersökningen kom fram till, och de som vi sedan också körde med var det tredje alternativet.
Vi kikade även runt på marknaden och tog inspiration från Halmstad och Kristianstads kommuner som hållit på länge. Det påverkade naturligtvis även beslutet, eftersom vi valde att göra som de gjort innan oss och ta lärdom från deras tidigare erfarenheter.
För oss var det det självklara sättet att som kommun ska inte driva lager.
Upphandlingsprocessen
När vi sedan la ut detta för offentlig upphandling fick vi in 3 anbud.
En av dem var Postnord, som redan hade en yta stående här i Kungsbacka, och som kunde byggas om för att inkludera kyl och frys.
Det var viktigt för oss att ha centralen i kommunen.
Vår utmaning var att eftersom vi är lite av en vit fläck på kartan gällande logistik, så hade vi heller inte så många som var beredda att lämna anbud där man hade möjlighet att ha centralen inom kommunens gränser.
Då var vi också den enda kommunen som körde på detta, så det fanns heller ingen möjlighet till samarbete mellan oss och andra kommuner. Annars hade vi ju även kunnat undersöka möjligheten att samarbeta med grannkommuner.
Vi har kört nu i runt 4 år, så det tuffar på.
Jag tror att det skulle bli väldigt svårt att kliva tillbaka till hur det var innan.
De positiva effekterna vi har sett är främst hos de stora beställarna som hos oss är måltidsbeställarna.
Varuleveranserna kommer samma tid och man behöver inte sväva i ovisshet om när leveranserna kommer, eller vem det är som kommer med leveransen. Chaufförerna har också en väldigt hög servicenivå som uppskattas i verksamheten.
De utmaningar vi ser är att vi har en relativt hög personalomsättning där personer flyttar runt bland verksamheter. Då kan hamna i lägen där man beställer utanför systemet. Det kräver en viss form av informationskampanjer med jämna mellanrum för att informera om hur det ska skötas.
Till de som ska påbörja en liknande process skulle mitt största tips vara att se till att det finns en ägare hos leverantören som hanterar utvecklingsfrågor. Man behöver en bra motspelare på andra sidan, för att säkerställa att utvecklingen fortsätter att ske även efter upphandlingen.
Men hur fungerar det i verksamheterna?
Margareta Gustavsson är Teamledare på Service Lokalvård och är en av nyckelbeställarna för lokalvården. Hon beställer varor till många olika verksamheter inom kommunen.
Det kan vara allt från skolor, förskolor, vård och omsorgs träffpunkter till idrottslokaler.
“Den bästa förbättringen som jag har sett är just att man vet vad som levereras när. Speciellt på de verksamheterna där man inte har personal hela tiden. Där vill man heller inte ställa av leveranserna, så att de inte står en dag eller två utomhus.”
Inom kort kommer även Myloc GO att introduceras i verksamheten, vilket kommer göra det lättare för Margareta att spåra de leveranser som ska ske till de olika verksamheterna.
“Under Corona har det varit lite problematiskt eftersom man måste använda betydligt mer handskar och ha en kontinuerlig åtgång på handskar. “
Hon tycker även att det är suveränt att kunna ha en bra och kontinuerlig kommunikation, när man vet att det är samma chaufförer. Man vet vilka som kommer så är det också mycket lättare att prata med varandra.
Även på ett av kommunens äldreboenden håller beställarna med om att det är enkelt för dem.
Det viktigaste för oss är att vi faktiskt vet när varorna kommer. Vi skickar även med returer som tvätt med tillbaka.
Där har vi en väldigt bra kommunikation med vår chaufför. Har vi glömt att ställa ut tvättkorgen, så kommer han ofta och frågar om den inte ska med.
Det är en säkerhet, för chaufförerna har så bra koll på vilka vi är och vad som ska göras.
På Postnords central träffar vi Emma Carlagård och Marcus Järkbratt
Emma har jobbat på samordningscentralen i 2 år. Innan dess jobbade hon på tryckeri och är den som har mest erfarenhet på plats.
Marcus jobbade innan på paketterminalen i Härryda, men blev glad över chansen att jobba i den egna kommunen, och närmare hemmet i Kungsbacka när chansen infann sig.
De får in mellan 8 och 12 leveranser varje dag, som i sig innehåller en massa olika paket.Det blir en hel del leveranser att hantera.
Jag tycker det fungerar väldigt bra. Säger Emma.
Det går snabbt i systemet och det är väldigt skönt att vi slipper springa fram och tillbaka under tiden vi jobbar. Vi kör ju Myloc via telefonerna, så vi slipper springa tillbaka till datorn varje leverans. Inom kort kommer vi även kunna scanna in leveranser som kommer utifrån, och det kommer spara väldigt mycket tid för oss.
Har det varit några problem, eller önskemål, så har vi haft en väldigt bra kommunikation med Myloc som snabbt har kunnat lösa det.
En av de utmaningar som vi har sett är när man felrapporterar någonting upp till 2 månader efteråt. Då man man få gräva lite i systemet. Om vi nu får en app på plats när man snabbare kan registrera när problem uppstår så kommer det att vara en väldigt smidig lösning för oss på plats.
Sammanfattningsvis tycker alla inblandade att det ändå har fungerat väldigt bra.
Jag har svårt att se hur vi skulle kunna gå tillbaka till hur vi hade det innan Säger Joakim.
